1. 적용범위
이 방침은 HÉDÉONIX가 운영하는 Cloqi Doss 공개 홈페이지와 서비스에서 이용자 계정, 업무활동, 구독·지원 및 보안 운영을 위해 처리하는 개인정보에 적용됩니다. 고객이 제품운영 자료 안에 포함하여 제공한 개인정보를 HÉDÉONIX가 고객의 지시에 따라 처리하는 범위에는 개인정보 처리위탁 부속합의서(DPA)가 함께 적용됩니다.
2. 데이터 범주의 구분
- 서비스 이용자 개인정보: 이름, 업무용 이메일, 조직·부서·역할, 계정·인증상태, 담당자 지정, 작성·검토·승인·댓글·지원 및 접근 기록처럼 특정 이용자와 연결되는 정보
- 고객 제공 개인정보: 고객 데이터에 포함된 고객 임직원, 연구자, 외부 업무관계자 등에 관한 정보로서 HÉDÉONIX가 고객의 지시에 따라 처리하는 정보
- 고객 데이터: 제품사실, 제품버전, 의료기기 해당성·등급, 규제·품질·임상 계획, 일정, 근거, 문서 및 Claim 등 고객의 조직·제품에 관한 정보
- 민감정보 및 제한 데이터: 환자·임상대상자의 건강정보 등 별도의 적법한 근거와 서면 승인 범위가 필요한 정보
3. 범주가 겹치는 경우
고객 데이터는 개인정보와 구별되는 계약상 데이터 범주이며 그 전체가 개인정보가 되는 것은 아닙니다. 다만 고객 데이터 안의 이름, 역할, 작성·검토·승인행위 등 특정 개인과 연결되는 부분에는 개인정보 보호조건이 동시에 적용됩니다. 고객 데이터의 기밀성·권리·반출·삭제에 관한 일반 조건은 고객 데이터 처리조건에서 정합니다.
4. 처리 목적·항목·근거
- 계정·초대·조직 소속과 권한 관리: 이름, 업무용 이메일, 조직·부서·역할, 인증상태
- 협업과 기록 연결: 담당자 지정, 작성·검토·승인·댓글·알림 및 처리시각
- 보안과 부정사용 방지: 접속시각, 세션·MFA 상태, IP와 기기·오류·권한거부 기록
- 구독·결제·세금처리: 회사정보, 담당자 연락처, 주문·결제·환불 식별정보. 카드번호는 NICEPAY 결제창에서 처리하며 HÉDÉONIX가 직접 수집하지 않습니다.
- 지원과 문의: 문의자 연락처, 문의내용, 지원 접근 승인·사유·만료·처리기록
5. 보유기간
계약·법령·분쟁 대응에 필요한 기간과 정보주체에게 고지한 기간 안에서만 보유합니다. 계정 종료 시 삭제할 정보, 법정 보존이 필요한 거래기록, 업무기록의 무결성을 위해 제한적으로 보존할 감사정보, 보안 로그와 백업 만료기간을 실제 운영표에서 구분합니다. 최종 시행본에는 각 항목의 정확한 기간을 기재합니다.
6. 위탁·국외이전
인증·데이터베이스·저장소, 호스팅, 결제, 메일, 향후 승인된 AI 처리 공급자를 사용할 경우 수탁자·업무·국가·이전항목·시기·방법·보유기간을 실제 계약과 리전에 맞춰 공개합니다. 공급자와 처리지역이 확정되기 전에는 해당 기능을 고객자료에 활성화하지 않습니다.
7. 정보주체의 권리
정보주체는 관련 법령에 따라 열람·정정·삭제·처리정지 등을 요청할 수 있습니다. HÉDÉONIX가 직접 결정하여 처리하는 계정·결제·지원·보안 개인정보에 관한 요청은 HÉDÉONIX가 처리합니다. 고객의 지시에 따라 처리하는 고객 제공 개인정보에 관한 요청은 해당 고객에게 전달하거나 고객의 지시에 따라 지원합니다. 조직계정 권한, 공식 기록의 무결성 또는 법적 보존의무가 관련된 경우에는 요청자의 신원·권한과 보존 필요성을 확인합니다.
8. 안전성 확보조치
- MFA와 현재 세션 재검증
- 조직별 접근통제와 테넌트 격리
- 비공개 저장소와 제한시간 다운로드
- 접근·내보내기·운영자 지원 기록
- 사고대응과 백업·복구 검증
9. 연락처와 시행
개인정보 보호책임 연락창구: info@hedeonix.com
이 문서는 시행 전 검토본입니다. 대표자·소재지·전화번호, 실제 수탁자와 처리지역, 보유기간을 확정한 뒤 시행일을 공지합니다.